Nr

 Ansvarlig

Oppgave

1

Arkivet

Det opprettes en elevmappe på hver elev ved behov for oppbevaring av elevrelatert dokumentasjon.

2

Arkivet

Elevmappene skal påføres Fornavn Etternavn i sakstittel linje 2

Klassering:

Felt 1 Fornavn Etternavn

Felt 2 Fødselsdato

3

Skolen/ arkivet

Saker av generell art og saker som gjelder grupper av elever (f.eks. klasser) arkiveres i saksarkivet.

Følgende dokumenter skal arkiveres i elevsaker:

• Permisjoner utover 2 uker
• Spesialundervisning
• Morsmålsundervisning
• Disiplinærsaker
• Skademeldinger
• Søknad om fritak fra enkeltfag
• Søknad om fritak fra ordinær skoleundervisning
• Rapporter
• Mål og tiltaksplaner
• IOP'er
• Spesialundervisning
• Tildeling av timeressurser
• Henvisning til ulike typer spesialister/PPT
• Klager på karakterer

4

Arkivet

Elevarkivet ble arkivert på papir til og med 31.07.2013. Fra og med 01.08.2013 er elevarkivet fullelektronisk.  Elektronisk i Websak tilhører elevmappene arkivdel Elev-v og skjermes med gradering E-3.

5

Skolen

Skolen skal gi beskjed til arkivleder ved å markere elvsaken i Websak med ØA dersom en elev flytter ut av kommunen, har sluttet på skolen av ulike årsaker, eller er død. Elevmappen vil da bli avsluttet i Websak.

8

Arkivet

Arkivtjenesten oppbevarer elevmappene (papir) fram til de overføres videre til arkivdepot hos IKA etter 25-30 år jfr. arkivforskrifta §5-2. Avlevering til arkivdepot skal følge: Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner.

Når eleven flytter

1

Skolen/ arkivet

Flytter en av skolens elever ut av kommunen og begynner på en ny skole, ettersendes bare nødvendig informasjon på forespørsel, dvs. kopi av dokumentasjon fra elevmappa. Foresatte må gi samtykke. Originale elevmapper skal ikke flyttes ut av kommunen.

2

Skolen/ arkivet

Mottas original elevmappe på tilflyttet elev fra skole i en annen kommune tas nødvendige kopier og mappen returneres. Dokumentene skannes inn i Websak.