Nr

 Ansvarlig

Oppgave

1

Fysio/ergo

Arkivmedarbeider v/omsorgsavd., Jonsokberget

Nye brukere hos fysio/ergoterapiavdelingen og Hjelpemiddellageret registreres i CosDoc av arkivmedarbeider v/ omsorgsavd. Jonsokberget. Fysio/ergoterapiavdelingen oppretter deretter aktuell tjeneste.

2

Fysio/ergo

Arkivmedarbeider v/omsorgsavd., Jonsokberget

Hjelpemidler

• Kommunale: Utlån registreres elektronisk i CosDoc.
• Statlige:
  • Registreres elektronisk i CosDoc. Alle utgående dokumenter tas kopi av - 1 til arkiv på Jonsokberget og 1 til kopibok.
  • Inngående i sak: Original sendes arkivmedarbeider v/ omsorgsavd. Jonsokberget for scanning til CosDoc og arkivering.

3

Arkivmedarbeider v/omsorgsavd., Jonsokberget

Den elektroniske pasientjournalen påføres etternavn, fornavn, adresse og personnummer (11 siffer). Er pasienten under 18 år, skal også foresattes navn og telefonnummer noteres.

4

Dokumentavdelingen

Saker av generell art registreres i Websak Fokus og arkiveres elektronisk i saksarkivet.

5

Arkivmedarbeider v/omsorgsavd, Jonsokberget

Papirene som er registrert i CosDoc oppbevares i låsbart arkivskap ved arkivmedarbeider omsorgsavd., Jonsokberget. Ventelistepermen oppbevares i arkiv hos fysio- og ergoterapiavdelingen.

Papirene som er registrert i Websak Fokus oppbevares i låsbart arkivskap på arkivleders kontor.

6

Arkivmedarbieder v/omsorgsavd, Jonsokberget

Fysio/ergo

Kopi av dokumenter med personopplysninger skannes inn i journal CosDoc av arkivmedarbeider v/ omsorgsavd. Jonsokberget.

Kopi av søknad og lignende sendes til arkivmedarbeider v/omsorgavd. Jonsokberget for arkivering + 1 kopi til kopibok.

Elektroniske dokumenter fra e-melding og lignende tas ikke ut på papir.

Fra 1.1.2013 skal det tas ut en ekstra kopi av alle utgående dokumenter med personopplysninger (fx epikrise, notat, brev). Kopiene ordnes etter dato i en perm og leveres til kommunens bortsettingsarkiv.

7

Arkivet

Binder inn kopiboka og arkiverer dem i riktig arkivperiode.

8

Ekspedisjon

Når pasienten dør flyttes fysisk papirmappe fra dagligarkiv over til egen arkivskuffe merket mors. Dette gjelder papirmapper før CosDoc.

9

Fysio/ergo

Ved forespørsel om innsyn i / overføring av pasientjournal fra eksterne skal det kun sendes kopier. Originaldokumentene skal beholdes i Strand kommune. Pasienten må i forkant ha gitt samtykke.

10

Leder

Overføring til bortsettingsarkiv (og senere arkivdepot) skal skje på følgende måte: Ta avsluttede mapper ut av aktivt arkiv, rens mappene etter reglene for arkivbegrensning i arkivforskrifta §3-19 og overfør dem til arkivbokser. Framgangsmåten ved bortsetting av avslutta arkiv skal være iht. bestemmelser i §3-14 i arkivforskriften.

11

Arkivet

Mappene føres på excel og boksene arkiveres i kommunens bortsettingsarkiv.

12

Arkivet

Arkivtjenesten oppbevarer sakene til de overføres til arkivdepot hos IKA etter 25-30 år jfr. arkivforskrifta §5-2. Avlevering til arkivdepot skal følge: Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner.